CRM для частной школы

CRM для школы – что это такое?

CRM для частной школы – это специальное программное обеспечение для управления взаимодействиями с:

• учениками
• родителями
• преподавателями

Такая программа помогает правильно организовать образовательный процесс, управлять продажами, контролировать финансовые аспекты и анализировать результаты деятельности.

С помощью CRM учет в частной школе проводится по современным стандартам: оперативно и при этом, с соблюдением стандартов качества. Возможности системы включают:

• Управление учебным процессом – составление расписаний, распределение нагрузки на учеников и преподавателей, фиксация посещаемости.
• Финансовый учет – регистрация оплат за обучение, расчеты, выставление счетов, контроль задолженностей.
• Работа с помещениями и оборудованием – планирование использования аудиторий и ресурсов для занятий, предотвращение накладок, рациональное использование инфраструктуры.
• Кадры – организация работы для учителей, составление графиков, расчет бонусов, планирование нагрузки.
• Документооборот – формирование договоров, расчетных документов, отчетов.
• Коммуникации – поддержка взаимодействий с родителями, учениками через разные каналы связи: звонки, смс, мессенджеры.

CRM школа от УСУ

Программа учета для частной школы, разработанная компанией УСУ, позволяет значительно оптимизировать учетные процессы, сделать их современными и эффективными.

CRM можно использовать как узкоспециализированное решение, либо как платформу для комплексного управления основными процессами.

Мы предлагаем базовую версию программы, которую легко адаптировать под потребности конкретного учебного учреждения — университета, государственной или частной школы, учебных курсов и т.д.

Преимущества использования

Автоматизация частной школы с помощью CRM УСУ предоставляет следующие преимущества:

• Экономия времени – нет необходимости работать с большим количеством журналов, таблиц и ведомостей. Все данные об учениках, родителях, оплатах и расписании собраны в одном месте, исключая ручной поиск.
• Минимизация ошибок — расчёты, заполнение полей, контроль сроков и другие автоматизированные процессы выполняются безошибочно.
• Улучшение сервиса для родителей — своевременные напоминания об оплатах, мероприятиях и посещениях.
• Оперативный финансовый учет — автоматическое формирование отчётов по оплатам, выявление должников, применение программ лояльности (бонусов, скидок).
• Контроль работы сотрудников — на основе расписания легко отслеживать, кто проводил занятия, какие уроки состоялись, и корректно фиксировать отработанные часы.
• Аналитика и отчётность — быстрое формирование различных сводок и использование аналитических инструментов для отслеживания тенденций и выявления слабых мест в работе.

Работать в CRM системе удобно и просто — не требуется специальной подготовки или особых навыков. Разработчик предоставляет подробную инструкцию. Рассмотрим одну из удобных функций УСУ.

Автоподстановка значений

Для частных школ, в отличие от государственных важна прибыль. Чем быстрее учреждение выполняет административную работу, тем больше у него возможностей зарабатывать и тем меньше времени и ресурсов тратится на организацию процессов.

Например, один и тот же объём работы можно выполнять силами нескольких администраторов или одного — при условии качественной автоматизации.

СРМ для школ от УСУ (частной или государственной) заточена под высокую скорость работы, что позволяет быстрее работать и зарабатывать.

Одной из важных функций является Автоподстановка значений — она позволяет выполнять каждое действие быстрее, экономя время и минимизируя количество ошибок.

Регистрация новых учеников

Рассмотрим регистрацию новых учеников. В УСУ она сведена к минимуму: просто указывается имя (если он его сообщил). Если в ходе разговора данные выяснить не удалось, в качестве идентификатора можно использовать, например, номер телефона.

Регистрация проходит быстро за счёт автозаполнения дополнительных полей. Если общение с клиентом длительное, можно сразу внести больше информации:

• указать источник информации (откуда человек узнал о учреждении, источник рекламы),
• выбрать прайс-лист (например, предусмотренные скидки для школьников по сравнению со студентами),
• распределить ученика по категориям (новый, проблемный и т.д.).

Однако при коротком разговоре достаточно лишь ввести идентификатор и сохранить данные — процесс займёт считанные секунды.

Если есть филиалы

Если у учебного учреждения, например, частной образовательной организации, есть несколько филиалов и работа ведётся в разных городах, CRM система автоматически учитывает это при регистрации новых учеников.

Администратор каждого филиала ведёт свои записи, а город и подразделение подставляются автоматически.

CRM сама определяет, кто выполняет регистрацию, и к какому филиалу он привязан, что исключает ошибки и экономит время.

Регистрация курса

В УСУ регистрация на покупаемый курс происходит оперативно. Вся информация о том, кто будет учиться и на какой курс, автоматически отражается в программе.

Выбор клиента осуществляется из уже созданной карточки, а выбор курса — из справочника.

На скорость заполнения данных влияет автоподстановка не только базовых значений (таких как дата начала и окончания занятий, текущее число, валюта расчёта), но и поиск по вхождению, что ещё больше ускоряет процесс.

Поиск во вхождению

Эту функцию можно применить при определении абонемента. При вводе значения в поле администратор может ввести начальные буквы названия курса (или любую часть слова, которая может встречаться в любом месте). Например: «Анг..». Умная система предложит все похожие значения.

Так, для курса «Английский» может быть множество вариантов, например: «для начинающих 1 месяц индивидуально», «в группе после обеда», «для продолжающих с утра» и т.д.

Автоподстановка значение – это лишь одна из множества оптимизированных возможностей программы. Приглашаем вас на индивидуальную презентацию, чтобы узнать больше о функционале системы.