Складской учет в школах

Что значит учет в школе?

Учет в школе может быть связан с разными аспектами управления деятельностью школы. Суть заключается в систематической регистрации и контроле показателей. Это может быть фиксация:

• посещаемости,
• успеваемости,
• ресурсов школы,
• кадров,
• финансов
• и т.д.

Учет – часть административной работы, которая может быть реализована разными способами.

Особенности

Проведение учетной деятельности осуществляется вручную или при помощи автоматизации.

Ручной учет характеризуется следующими особенностями:

• Ведение записей в бумажном виде — информация фиксируется вручную в журналах, тетрадях, ведомостях и таблицах.
• Высокий риск ошибок — возможны опечатки, пропуски, некорректные расчёты.
• Трудоёмкость и низкая скорость работы — сбор данных, расчёты, анализ и подготовка отчётности требуют много времени и усилий.
• Сложность хранения и поиска информации — поиск занимает значительное время, а бумажный архив требует отдельного места.
• Ограниченные возможности — затруднён анализ данных, высокая зависимость от человеческого фактора.

Автоматизация управления процессами делает деятельность:

• Оперативной — решения принимаются быстро, благодаря доступу к актуальной информации.
• Современной — используются цифровые инструменты, соответствующие требованиям времени.
• Эффективной — снижаются трудозатраты, повышается точность и результативность работы.

Рассмотрим это на примере программного обеспечения от компании УСУ.

Ведение учета в школе при помощи CRM системы УСУ

CRM программа УСУ — это современная система, обеспечивающая комплексный подход к решению задач образовательного учреждения. При этом она гибко адаптируется под конкретные потребности: если необходимо автоматизировать лишь отдельные процессы, такие как посещаемость или работа с расписанием, можно выбрать только нужные функции.

В CRM системе можно работать с:

• расписанием,
• посещаемостью,
• основными средствами,
• складскими процессами,
• кадрами
• и т.д.

В этом обзоре подробнее рассмотрим, как с помощью УСУ можно вести складской учет в школах.

Складской учет в школе

Программа учета оборудования в школе помогает оптимизировать складские и внутренние процессы. CRM система УСУ позволяет вести регистрацию любых ресурсов учебного учреждения: учебных материалов, оборудования, продуктов питания, инвентаря и прочего имущества. Например, может потребоваться только электронная книга складского учета продуктов питания в школе, либо полный складской учет.

Все поступающие ресурсы легко ставить на приход — процесс полностью автоматизирован и не требует лишних действий со стороны пользователя.

CRM-система УСУ обеспечивает работу со складскими накладными по трём основным направлениям:

• Поступление — фиксация новых материальных ценностей.
• Перемещение — контроль передачи складских ресурсов между подразделениями или кабинетами.
• Списание — фиксация износа, утраты или вывода из эксплуатации.

Поступление

Для начала работы со складским документом необходимо открыть модуль «Товар» и нажать «Добавить» накладную. В процессе заполнения указывается, на какой склад поступает товар, а в перечне состава — конкретные материалы. В качестве складов можно указать подразделение, помещение, подотчётные лица.

Перемещения

Складской учет материалов в школе часто сопровождается их перемещением — например, при передаче материальных ценностей подотчётным лицам. В программе этот процесс оформляется с помощью складской накладной на перемещение, в которой фиксируется, откуда и куда перемещается товар.

Например: со склада «Основной» — на склад «Филиала» или на подотчётное лицо.

Такой подход обеспечивает прозрачность движения складских ресурсов и облегчает контроль за их использованием.

Списание

Учет оборудования в школе обязательно включает списание ТМЦ — это необходимо, когда товары приходят в негодность, изнашиваются или полностью израсходованы.

В системе УСУ можно оформить складское списание вручную или настроить автоматическое по заданным правилам. Например, в школьной столовой, где регулярно закупаются продукты, CRM система позволит легко фиксировать их расход и автоматически отражать списание по нормам или срокам годности. Складской учет продуктов питания в школе может быть настроен под любые особенности и внутренние процессы.

Складской учет продуктов в школе позволяет точно отслеживать, от какого поставщика поступили ресурсы, по каким ценам и в каком количестве.

При расходовании продуктов система может выполнять автоматическое списание по себестоимости приготовленных блюд — это особенно удобно для школьной столовой, где важно контролировать расход и сохранять прозрачность в операциях.

Программа для складского учета в школе УСУ это оформляет как расход со склада, что означает складское количественное списание материалов или продуктов.

Также в системе УСУ можно вести учет расходов в школе по другим направлениям — например, в контексте финансов, оплаты услуг, заработной платы и других статей бюджета. Более подробно об этих возможностях вы сможете узнать на личной презентации системы.