Учет учебных материалов

Для чего нужен учет учебных материалов?

Учет учебных материалов в образовательном учреждении необходим для контроля и правильного распределения ресурсов.

Благодаря своевременному учету можно:

• Организовать доступ к ресурсам и отображать их наличие.
• Планировать закупки и своевременное обновление учебных материалов.
• Обеспечивать учебный процесс, наладив выдачу и прием учебников от преподавателей и учеников.
• Контролировать использование пособий, предотвращая их порчу.
• Поддерживать порядок и отслеживать ответственность за учебные пособия.
• Оценивать степень износа и своевременно производить списание.

Как проводить?

Учет учебного инвентаря возможно проводить вручную или с применением автоматизации. Для ручного учета необходимо:

• Составить список всех имеющихся учебных материалов с подробным описанием.
• Назначить ответственное лицо за выдачу, прием и сохранность.
• Использовать карточки и журналы для регистрации операций.
• Промаркировать книги и материалы для удобной идентификации.
• Организовать процесс выдачи и возврата.
• Проводить регулярный пересчет, фиксировать потери и списывать устаревшие экземпляры.
• Регулярно обновлять данные.

Недостатки ручного ведения учета

Данный формат учета давно устарел и имеет ряд недостатков и ограничений. При ведении возникает высокая вероятность ошибок, связанных с человеческим фактором. Кроме того, процесс занимает много времени, особенно при:

• регистрации материалов,
• их поиске,
• проведении пересчетов,
• оформлении выдачи и возврата и т.д.

Дополнительно стоит отметить:

• трудности в обновлении данных,
• сложности поиска и сортировки информации,
• риск утери записей,
• ограниченный доступ к базе,
• отсутствие автоматических напоминаний и отчетов.

Ведение учета через программу УСУ

Использование автоматизированных систем значительно упрощает управление учебными материалами. На примере программы УСУ покажем, как сделать этот процесс эффективным и не затратным по времени.

В программу можно внести информацию обо всех имеющихся ресурсах, обновление происходит автоматически, после каждой внесенной записи в систему.

На каждую позицию создается отдельная карточка, по которой отслеживается приход, расход и перемещения материалов. Таким образом существенно экономится рабочее время сотрудника.

Учебным материалам присваиваются идентификационные номера, по ним легко вести поиск. При использовании штрих-кодов и оборудования для их считывания учет становится еще более оперативным. В случае ячеечного хранения система даже покажет, в каком месте находится нужный объект.

С помощью УСУ также можно:

• проводить инвентаризацию,
• определять устаревшие позиции,
• отслеживать перемещения,
• оценивать спрос на те или иные учебные материалы.

При наличии собственного магазина через программу проводится полное сопровождение торговых и складских операций. В системе доступно множество отчетов для аналитики. Рассмотрим основные группы отчетов по складу.

Группа отчетов по складу

Если в образовательной организации складской учет минимален — то есть требуется только определять по доступным ресурсам, что имеется в наличии, в каком количестве и где именно находится, — достаточно использовать отчет «Остатки».

Если же дополнительно осуществляются продажи сопутствующей продукции или при образовательном учреждении работает магазин, можно использовать расширенный набор отчетов.

Рассмотрим базовые из них:

• «Возвраты» — отображает, какие товары чаще всего возвращают.
• «Заканчивается» — система работает на опережение и заранее предупреждает об истощении запасов.
• «Не продается» — определит залежавшийся товар: с неподъемной ценой или забытый на складе/не выставленный на витрину.
• «Остатки на сумму» — показывает стоимостное выражение всех товарных позиций.
• «Популярность» — отображает товарные категории, которые покупают чаще всего.

Дополнительный отчеты

• «Поставки» — позволяет определить поставщика по каждому товару, а также увидеть цены и курс валюты на дату покупки.
• «Прогноз» — система на основе данных прошлых периодов прогнозирует будущие продажи.
• «Проданный товар» — отчет показывает, сколько раз продавалась каждая позиция, сколько прибыли она принесла. Также доступна статистика по суммам и количеству в разрезе групп и подгрупп товаров.
• «Рейтинг» — отображает, на каких категориях учреждение заработало больше всего; отражаются финансовые показатели.
• «Спрашивали» — указывает, на какие сопутствующие товары есть спрос, но которые пока отсутствуют в продаже.

Представленный комплекс отчетности поможет всесторонне оценивать торговую и складскую деятельность, а также совершенствовать бизнес-процессы. Приглашаем вас узнать больше.