Табель учета занятий

Для чего нужен табель учета занятий?

Табель учета посещаемости занятий для государственного учреждения – это официально утвержденная форма, в которой осуществляется фиксация посещаемости участников образовательного процесса.

Цели ведения:

• Контроль посещаемости – позволяет отслеживать, кто и когда присутствовал или отсутствовал на уроках.
• Документальное подтверждение – служит официальным основанием для отчетности перед руководством.
• Основание для начислений – используется при расчёте заработной платы преподавателям, а также при начислении стипендий или компенсаций обучающимся.
• Анализ и планирование – помогает выявлять пропуски, оценивать уровень вовлеченности и при необходимости корректировать расписание или учебный процесс.

Как ведется табель учета уроков?

В табеле фиксируется данные о каждом проведенном или пропущенном уроке. Ведение можно осуществлять в бумажном и электронном виде.

Вручную - бумажный вариант:

• Заполняется ежедневно.
• В конце месяца выводится общее количество проведенных уроков и посещаемость по ним.

Автоматизированный формат ведения учета предполагает:

• Использование оборудования для автоматической фиксации посещений (например, сканеров карт, турникетов);
• Возможность для преподавателя самостоятельно отмечать факт проведения урока и фиксировать посещаемость;
• Автоматический подсчёт учебных часов, заполнение отчётных документов и формирование статистики по различным параметрам (по ученикам, группам, преподавателям и т.д.).

Электронный табель учета занятий

Электронный табель учета посещаемости логопедических занятий или любых других – это практичный и удобный инструмент для регистрации посещений. В программном обеспечении УСУ уроки легко фиксируются, а табель формируется автоматически на основании введённых данных. По необходимости его можно распечатать в любой момент для отчётности, сверки или хранения в бумажном архиве.

Для коммерческих центров нет строгих требований к форме заполнения табеля — важна не форма, а факт учета. Основная задача — отслеживать проданные курсы и при необходимости предоставлять выписки по посещаемости конкретных учеников.

Рассмотрим более подробно, как может выглядеть и использоваться такой документ.

Выписка о посещенных занятиях

Выписка о посещённых уроках формируется не только по конкретному ученику, но и по определённому купленному курсу.

Это важно, поскольку ученик может приобрести несколько курсов, и по одному из них всё может быть в порядке, а по-другому могут возникнуть вопросы или недоразумения, связанные с посещаемостью.

Какая информация включается?

Сверху выписки находится название организации и ее логотип. А также название документа и параметры, по которым он сформирован:

• Номер абонемента
• Вид курса - например: английский для начинающих 1 месяц индивидуально
• Стоимость и сколько оплачено
• ФИО ученика

Табличная часть выписки

Табличная часть документа содержит подробные сведения: в какой день и время ученик должен был посещать курсы, какой сотрудник проводил обучение, а также в каком кабинете проходил урок.

В колонке «Пришёл» фиксируется факт посещения. В колонке «Причина» указывается объяснение отсутствия, если ученик не пришёл. Таким образом, в таблице отражаются статусы явки по каждому занятию.

Это актуально для тех учреждений, политика которых предусматривает учет причин отсутствия. Если пропуск оправдан (предоставлено документальное обоснование), то занятие не засчитывается.

Если же организация всегда засчитывает пропущенные уроки, то в выписке все пропуски будут отражены как засчитанные.

Отражение данных при оплате

В приходном кассовом ордере фиксируются дни и время явки на занятия. Таким образом, клиент имеет доступ к данным как до оказания услуг, так и после их фактического предоставления.

Эти удобные функции помогают оперативно решать возможные недоразумения с клиентами. Узнайте больше о том, как УСУ может оптимизировать и улучшить вашу деятельность.