Учет посещаемости детей

Для чего ведется регистрация посещаемости?

Учет посещаемости детей важен для образовательного учреждения - детского сада (ДОУ), школы, колледжа, техникума, института, любого другого высшего учебного учреждения. Рассмотрим основные причины.

• Контроль успеваемости и дисциплины – частые пропуски сигнализируют о проблемах с мотивацией и пониманием учебного материала. Своевременное ведение учета позволяет оперативно выявить такие случаи и принять необходимые меры для поддержки ученика.
• Законодательные требования – в некоторых странах необходимость фиксации посещений закреплена на законодательном уровне. Это нужно для предоставления отчетности.
• Планирование учебного процесса – на основании данных проводится коррекция расписания, для обеспечения дополнительной поддержки отстающим.
• Другие причины: безопасность детей, основание для начислений стипендий, переводов, отчислений, расчетов по оплате учебных курсов.

Ручное или автоматизированное ведение?

Как лучше вести учет ежедневной посещаемости детей? Для этого доступно два основных способа: ручной и автоматизированный.

Ручная регистрация – это классический вариант, когда преподаватель ставит "галочки" или "плюсики" в бумажном или электронном журнале. Особенности: ручное заполнение, самостоятельное отслеживание статистики по пропускам детей.

• Преимущества: не нужно приобретать специальное оборудование, подходит для небольших учреждений, доступен образец - бланк учета посещаемости детей.
• Недостатки: затратно по времени, повышен риск ошибок, сложности в формировании отчетности и оперативном анализе данных.

Автоматизированное ведение предполагает применение специальной CRM программы, средств идентификации и оборудования.

• Плюсы: оперативная фиксация посещаемости, аналитика и отчеты, уведомления родителям, интеграция с другими системами.
• Минусы: требуется обучение для работы, приобретение оборудования, возможны технические сбои. Эти недостатки перекрываются тем, что может получить образовательное учреждение. Рассмотрим на примере CRM от УСУ.

Программа для учета посещаемости детей УСУ

Программное обеспечение от компании УСУ можно применять для комплексной автоматизации или для управления узкой областью. В систему уже интегрирована электронная таблица учета посещаемости детей — её не нужно создавать вручную, поскольку она работает на уровне встроенных алгоритмов.

CRM легко интегрировать с оборудованием для автоматического учета посещаемости детей. При этом данные попадают в систему автоматически, их легко преобразовывать, контролировать и анализировать. Современные отчеты позволяют легко определять тенденции. Рассмотрим работу с абонементами.

Учет по купленным учебным курсам

Через CRM легко вести тщательный учет и контроль каждого занятия, что особенно важно для частных учебных центров при работе с абонементами. Система позволяет отслеживать посещаемость, своевременность оплат, остаток уроков по каждому клиенту и оперативно реагировать на любые отклонения.

При приобретении курса в программе отображается количество доступных уроков. По мере посещений ученик использует их, и система автоматически обновляет данные. Помимо информации о приобретённых и израсходованных занятиях, можно получить дополнительные сведения.

Для этого достаточно вывести скрытые по умолчанию колонки — их активация позволяет увидеть более детальную информацию, не перегружая интерфейс лишними данными при обычной работе. Рассмотри данные колонки подробнее.

Количество занятий

• «Всего занятий» - показывает общее количество приобретенных уроков в рамках отдельного абонемента за выбранный период: месяц, четверть или учебный год.
• «Записан» - отражает, на сколько и на какие дни ученик записан, входит ли он в группу, а также внесены ли в расписание индивидуальные занятия (если они приобретены).
• «Проходил» - включает количество лекций, которые ученик фактически посетил из тех, что были запланированы.
• «Пропустил, и их засчитали» — указывает на количество пар, которые ученик пропустил без уважительной причины. Они засчитаны как использованные, считаются проведёнными и не подлежат переносу или компенсации.
• «Пропустил, и их не засчитали» — показывает количество пропущенных занятий, по уважительной причине, например, при предоставлении справки или другого подтверждающего документа. Эти занятия могут быть перенесены или компенсированы, и не списываются с абонемента.
• «Осталось занятий» - в этом разделе программа покажет, сколько неиспользуемых уроков еще осталось.

Таким образом, программа учета посещаемости детьми занятий предоставляет шесть аналитических колонок, охватывающих весь цикл посещения: от количества приобретённых занятий до оставшихся. Это помогает администратору держать ситуацию под контролем, своевременно реагировать на отклонения и обеспечивать высокий уровень сервиса.

Финансовая аналитика

Количество приобретённых уроков напрямую связано с оплатой. В разных образовательных учреждениях могут быть различные режимы работы и форматы взаимодействия с клиентами. В программе УСУ предусмотрены инструменты и операции для учёта всех таких сценариев. Рассмотрим подробнее.

• «Стоимость абонемента» - отражает полную стоимость выбранного абонемента, исходя из количества уроков и установленных тарифов. Это сумма, которую клиент должен внести за весь учебный период или пакет обучения.
• «Оплатил» - фактически внесенная сумма, исходя их условий оплаты.
• «Проходил на сумму» - рассчитывается исходя из количества уже посещённых или засчитанных уроков и их стоимости. Это стоимость, которая соответствует «отработанным» учебным часам.
• «Долг» - данная колонка будет полезна центрам, работающим с перерасчетами. В ней отражается информация о том, сколько уроков обучаемый фактически посетил и сколько ему было засчитано. Для расчетов принимаются только оплаченные учебные часы, при этом неучтенные или не пройдённые в расчет суммы не включаются.
• «Ожидаемая оплата» — это сумма, которую ученик должен доплатить в будущем, например, при продолжении обучения или если абонемент не был оплачен сразу полностью.

Учет посещаемости детьми занятий через УСУ будет оптимизированным и прозрачным. Мы предлагаем вам использовать и другие инструменты. Скачать учет посещаемости детей можно в пробной версии с официального сайта УСУ.